1.- ¿Nos podría hacer un breve resumen de la historia de Zerocoma?

Zerocoma se constituyó en 2005 para diseñar, desarrollar y comercializar soluciones de gestión documental entre las cuales la principal es EdasFacturas,  que tiene por objeto la emisión, recepción y gestión de facturas al amparo de la normativa fiscal que establece la obligatoriedad de emitir factura electrónica (Ley 30/2007 de 30 de octubre y Orden de Presidencia 2971/2007 de 5 de octubre ) y la posibilidad de conservar las facturas recibidas en papel en formato electrónico permitiendo, así, la destrucción del papel.

Esta normativa estaba recogida en el RD 1496/2003 de 28 de noviembre y posteriormente fue desarrollada en la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril; posteriormente se publicó la Resolución de 24 de octubre que definía los requisitos que era necesario cumplir para la homologación del software de digitalización certificada para que las facturas escaneadas tuvieran valor fiscal.

Zerocoma fue reconocida e incluida en la página Web de la AEAT,  empresa fabricante de soluciones de facturación electrónica en 2007 y posteriormente EdasFacturas obtuvo la homologación de la AEAT y de las 4 Diputaciones Forales de Álava, Guipúzcoa, Vizcaya y Navarra para digitalización certificada.

2.- ¿Cuáles son las distintas áreas de trabajo que Zerocoma desarrolla dentro del panorama TIC?

Ahora mismo Zerocoma y su producto EdasFacturas son un referente en el mercado relacionado con la facturación electrónica y la digitalización certificada al ofrecer en una sola aplicación la emisión de facturas en cualquier formato incluido Facturae – el adoptado por la Administración General del Estado -, la recepción y archivo de facturas electrónicas de forma automática y la digitalización certificada de las recibidas en papel.

Pero además, y pensando en la problemática de la PYMES, en la aplicación se incluyen funcionalidades de gran interés como búsquedas de una,  varias o todas las facturas por más de 50 criterios, envío del resultado por correo electrónico o a través de FTP si el fichero es muy grande, exportación a Excel para realizar potentes análisis de gastos, compras, ventas, … envío a contabilidad o al asesor para que las contabilice automáticamente en más de 20 de las contabilidades más extendidas, generación del fichero de adeudos domiciliados para la emisión de recibos, flujo de aprobación, vinculación a centros de coste para la contabilidad analítica, ….

Por todo ello, se puede considerar que EdasFacturas es la solución idónea para pequeñas y medianas empresas pero también lo es para empresas de mayor tamaño que ya disponen de sistemas económico-financiero tipo ERP.

Los módulos de EdasFacturas, permiten la importación del fichero de facturación generado en el ERP a EdasFacturas para su conversión a formato Facturae, para la firma de cada factura con cualquiera de los certificados homologados por la AEAT y su remisión a los destinatarios; la exportación de las facturas recibidas y archivadas en EdasFacturas – Facturae o digitalizadas – hacia el ERP para su entrada en el flujo de aprobación que tenga instalado el cliente, la generación del fichero de conservación homologado por la AEAT para las actuaciones fiscales y, lógicamente, la utilización de las funcionalidades descritas en el párrafo anterior: búsqueda, exportación a Excel, generación del fichero de adeudos domiciliados, ….

3.- Coméntanos alguno de los últimos proyectos llevados a cabo por Zerocoma

Entre los últimos proyectos, hay que distinguir aquellos que han buscado dotarse de una solución de facturación electrónica y los que han dado más importancia a eliminar el archivo físico de facturas y automatizar su aprobación.

Entre los primeros, podemos destacar la instalación de Canon España que,  para cumplir con la Ley 30/2007 de 30 de octubre de Contratos del Sector Público que obliga a las empresas que no puedan acogerse a la cuenta abreviada de pérdidas y ganancias y provean bienes y servicios a la AGE han de facturar con Facturae; para ello, han elegido EdasFacturas que convierte el fichero de facturación a dicho formato.  La dificultad de este proyecto se ha debido a que el fichero de facturación se genera en Bruselas y  Zerocoma ha sido la responsable de llevarla a cabo cuando habitualmente lo suele hacer el cliente.  Además, en el fichero se incluye mucha información de valor para la organización que excede lo previsto en el esquema por lo que se ha tenido que adaptar para admitirla.

Otro proyecto de entidad ha sido Atlas Copco que tenía que introducir las facturas que emite a SEAT y son generadas en su ERP,  de forma manual en el formulario Web de la plataforma T-Systems.  Con EdasFacturas se ha automatizado este proceso eliminando errores y tiempo al no tener que repetir la factura.

En relación con proyectos de digitalización certificada masiva para tratar grandes volúmenes es muy habitual encontrar empresas de servicios que son subcontratadas por los clientes para la digitalización de las facturas recibidas y para su conservación y custodia.  Así nos encontramos con SGAIM o EasyAP que pueden llegar a digitalizar varios millones de facturas

En el caso de SGAIM había que gestionar un escáner capaz de digitalizar 200 páginas por minuto. Las pruebas de conexión de EdasFacturas con este equipo fueron absolutamente satisfactorias y por ello el proveedor de servicios adquirió EdasFacturas.

En el caso de EasyAP, el objetivo era semejante pero trabajan con varios escáneres por ello, ha sido preciso instalar una versión de EdasFacturas con varios puestos de captura.  En este caso, además, hay una integración muy profunda con las herramientas del cliente ya que se quería aplicar la digitalización certificada pero dejando intactos algunos procesos existentes, muy optimizados, por ser el resultado de la experiencia de años y en los que leves cambios podrían tener importantes consecuencias.

4.- ¿Planes de futuro empresarial?

El futuro empresarial de Zerocoma se orienta a mantener el liderazgo en España y a  internacionalizar su oferta; ahora mismo ya hay una instalación de EdasFacturas en Italia que tiene una normativa en materia de transformación de facturas en papel a soporte electrónico muy semejante a la española.  La empresa que ha adquirido la solución ha colaborado de forma muy activa con Zerocoma en la traducción precisa atendiendo a los conceptos contables y de gestión más oportunos.

También es interesante resaltar que ahora mismo EdasFacturas es la única aplicación incluida en el directorio de la UE – CEN, lo que nos facilita un contacto constante y nos permite conocer hacia dónde y cómo va a ser el esquema de facturación electrónica que se utilizará en las transacciones intracomunitarias y permitirá un mercado único europeo.

5.- Considerando las más de 240 empresas asociadas como un marketplace a su alcance. ¿Qué les puede ofrecer Zerocoma?

Está muy claro.  Vamos a empezar describiendo la situación actual: los market-place facilitan a los proveedores de bienes y servicios la posibilidad de emitir factura electrónica; pero también otros clientes de estos proveedores disponen de una plataforma diferente que obliga al proveedor a recordar múltiples claves de acceso y a repetir la factura si dispone de un ERP que la genera automáticamente; además, ha de descargarse una copia como justificante de la factura remitida. Con las plataformas encuentran resuelta la facturación a determinados clientes con todos los inconvenientes descritos pero no disponen de una aplicación que les permita facturar a todos con factura electrónica, suponiendo, claro está, que den su consentimiento.

La realidad es que nos encontramos con empresas que tienen en la pantalla un post-it con todas las claves de acceso lo que, evidentemente, elimina totalmente la seguridad.

En muchos casos, la plataforma a su vez, firma electrónicamente la factura lo que impide que los proveedores se familiaricen con esta funcionalidad que tantas ventajas aporta a otras tareas.

Por otra parte, los proveedores no sólo emiten facturas sino que también reciben en distintos formatos siendo hoy el papel el que predomina.  Por ello, necesitan una aplicación que emita, reciba y permita la digitalización certificada para poder eliminar el archivo físico con todas las ventajas que esto tiene.

En relación con los clientes de los market-place, éstos ofrecen la posibilidad de que los clientes consulten en cualquier momento sus facturas aunque para ello es necesario acceder a distintas plataformas con distintos sistemas y claves de acceso; también ofrecen la conservación durante el período fiscal obligatorio pero esto exige la impresión de copias para introducir los datos de forma manual en contabilidad o para ser enviadas al asesor.

Zerocoma ofrece la posibilidad de llevar a cabo acuerdos preferentes con los asociados de ANEI gracias al cual todos sus clientes y proveedores puedan adquirir a precios ventajosos EdasFacturas y dispongan de una aplicación que permita enviar y recibir factura electrónica o en el formato admitido por sus clientes y además digitalizar las recibidas en papel.  Con este acuerdo, de forma rápida y a un precio muy asequible, todos los clientes y proveedores admitirán y utilizarán la facturación electrónica y dispondrán de un repositorio único en el que encontrar sencillamente cualquier factura y hacer informes de gestión sin conocimientos contables.

Como referencia de partida, la licencia básica de EdasFacturas tiene un precio de 250 € y una garantía de 3 meses al término de los cuales se puede suscribir un contrato de soporte anual cuyo precio es de 100 € e incluye actualizaciones gratuitas de versiones y soporte ilimitado por Internet y por teléfono.

Los costes estimados por el CEN – Comisión Europea de Normalización – de factura electrónica, son en emisión de entre 5 y 15 € y en recepción de hasta 20 €; suponiendo que fueran exagerados, aunque fueran la mitad siguen siendo muy importantes sobre todo en momentos tan críticos como los actuales lo que nos anima a proponer a todos a efectuar el cambio.

6.- ¿Cuáles son los motivos que llevaron a Zerocoma a formar parte de ANEI?

ANEI es una asociación muy profesional a la que hemos tenido el gusto de conocer en la plataforma Todoscontraelcanon.

Miguel Errasti,  el Presidente,  es una persona muy cordial y seria que lleva a cabo una labor de gran valor como representante de los asociados; pero además, hemos conocido otras actividades de ANEI que nos han demostrado su agilidad y profundo conocimiento del mercado actual sobre todo el relacionado con Internet, lo que nos animó a integrarnos en la asociación

7.- ¿Cuál cree que debe ser el papel a desarrollar por una empresa asociada en el marco de una asociación patronal?

Desde Zerocoma pensamos que el papel a desarrollar por cada asociado obviamente estará vinculado con su objetivo empresarial; es por esto que valoramos mucho la oportunidad  que nos ofrece ANEI, por ejemplo,  de llegar a los otros asociados para dar a conocer nuestros productos y soluciones, de participar en foros de difusión, en jornadas de formación patrocinadas por grandes organizaciones como el Ayuntamiento de Madrid, …  De esta manera, ANEI se convierte en una gran plataforma empresarial que satisface distintas necesidades del mercado, no sólo las relacionadas con la demanda de bienes y servicios.

8.- ¿Cómo ve Zerocoma la situación de la Sociedad de la Información en España?

A pesar de la enorme cantidad de dinero que la Administración está dedicando a subvencionar la actividad empresarial, sólo una pequeña parte de estos fondos se dirigen a la promoción de la Sociedad de la Información en España; si a esto añadimos que la mayoría de PYMES tienen unas necesidades que no superan los 3.000 € de media (totalizarían 4.500 millones de €), pero tenemos en cuenta la complejidad que implica su solicitud y las grandes dificultades de su justificación, la realidad es que las subvenciones del Plan Avanza en todas sus ediciones se han concedido a grandes proyectos.

Sólo en el año 2007 se utilizó la figura “entidades colaboradoras” prevista en la Ley General de Subvenciones y permitió que el Consejo Superior de Colegios de Economistas de España llegara a más de 1.000 beneficiarios pero su tarea de control desbordó al MITYC dando lugar a que en posteriores ediciones se eliminara esta figura.

Esto que puede parecer indiferente no lo es en absoluto si tenemos en cuenta que del tejido empresarial europeo – y en España también – el 99,8% de las empresas son PYME.

Por ello, si la Administración General del Estado no diseña y ejecuta planes de ayuda dirigidos sólo y exclusivamente a PYMES para que adopten las nuevas tecnologías, la brecha digital seguirá ampliándose y la productividad bajando.  Y estos planes deben materializarse en subvenciones no en préstamos ya que esta última opción la deciden las entidades financieras y todos sabemos cómo funcionan

9.- ¿.Cómo considera que la situación financiero – económica actual puede afectar al sector?

Desafortunadamente, la crisis económica y financiera ha dado lugar a un parón importantísimo de la inversión en la que una parte fundamental era la inversión en TIC.

Un gran número de empresas españolas no perciben la inversión en TIC como el mecanismo indispensable de generar ahorros directos, mejorar el control del negocio, disminuir las cargas de trabajo no productivo, estimular a los recursos humanos al hacer tareas de más valor añadido, …  Por ello, la condicionan a la obtención de beneficios produciéndose el efecto contrario que en muchos casos puede llegar al cierre de la empresa.

Pero a esto tenemos que sumar la inacción del Gobierno que ha paralizado la redacción de normas de desarrollo, por ejemplo en relación con la Ley 30/2007 de 30 de octubre sobre Contratos del Sector Público y con la Ley 11/2007 de 22 de junio sobre Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos que han entrado en vigor pero para las que no se han redactado las normas de desarrollo lo que creado una situación de incertidumbre y ha retrasado la puesta en marcha de los sistemas necesarios para su aplicación.

La normativa a que hacemos referencia habría hecho prácticamente obligatoria la utilización de la factura electrónica y de paso habría promovido la digitalización certificada sin embargo estamos convencidos de que los ahorros directos y la mejora en competitividad y productividad llevará inexorablemente a su adopción mejor antes que después,  aún cuando no ésta no sea preceptiva.

10.- Por último, le cedemos la palabra para que se exprese libremente.

Sólo me queda añadir que la facturación electrónica y la digitalización certificada de las facturas recibidas en papel, son dos tareas que descubren de forma sutil las ventajas de la utilización profesional de las TIC; la factura es el documento nuclear de la empresa y todos sus miembros en algún momento han de acceder a ella.  Por lo tanto, descubrir el acceso instantáneo a dicha información sin moverse del sitio de trabajo, poder mandarla por correo electrónico, disponer de forma inmediata de la información relacionada con varias facturas que cumplen determinados criterios, exportar dicha información a un cliente, proveedor, asesor, … descubre a los usuarios Internet, el correo electrónico, la gestión documental, la firma electrónica, la potencia de Excel, …

Por todo ello, creemos fundamental que la UE cumpla su compromiso de tener definido el esquema único europeo CII – Cross Industry Invoices – previsto para finales de este año, que obligará a todos los estados miembro a adoptarlo en las relaciones comerciales intracomunitarias y lógicamente también será utilizado internamente en España al no ser razonable mantener dos sistemas paralelos

María Losada

Directora General Zerocoma, S.L.

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